Nel mare magnum della digitalizzazione dei processi aziendali, il tema della fattura elettronica europea è di estrema attualità: il 18 aprile 2020, infatti, tutte le Pubbliche Amministrazioni Comunitarie, comprese quelle sub-centrali e locali, dovranno essere in grado di ricevere ed elaborare fatture elettroniche europee, ovvero conformi allo standard EN 16931. Per quanto la norma abbia un effetto immediato sulle sole aziende che intrattengono rapporti con le PA, si tratta di un primo tassello - peraltro già di portata generale - di un processo molto ampio che è rivolto a standardizzare e semplificare le procedure commerciali tra soggetti che operano all’interno dell’Unione.
In questo senso, la fatturazione elettronica europea è uno degli elementi cardine del progetto che ambisce a un unico mercato digitale di estensione comunitaria: il legislatore UE, con la direttiva 55/2014 ha inteso porre un freno al proliferare di standard locali indipendenti a favore di un’unica versione europea, peraltro definita dal CEN (European Committee for Standardization) a marzo del 2017. I benefici sono chiaramente rivolti a snellire i processi, automatizzarli il più possibile, ridurre la burocrazia, accelerare i pagamenti, eliminare le procedure manuali e cartacee, oltre logicamente a fornire massima visibilità a processi e documenti: in pratica, tutti i vantaggi di cui in Italia parliamo da anni in relazione alla fattura elettronica, vengono ora estesi ai rapporti transfrontalieri, per quanto (al momento) solo nei rapporti verso le PA.
Più l’azienda è grande e intrattiene rapporti commerciali con una moltitudine di soggetti, maggiore è l’effetto benefico della fatturazione elettronica. Automatizzare il più possibile i processi amministrativi e gestionali grazie all’elaborazione di dati “nativamente” presenti in una fattura elettronica è una necessità assoluta per le aziende che operano nel settore della grande distribuzione. In questo senso, non stupisce il fatto che la GDO faccia uso di fatturazione elettronica ben prima dell’obbligo interno e poi di quello europeo, talvolta chiedendo ai propri fornitori l’inserimento in fattura di informazioni specifiche utili proprio per automatizzare i processi interni. Ciò che cambia, con l’attuale schema di fattura elettronica (europea), non è dunque il tipo di strumento adottato, bensì i formati, le procedure, le modalità di trasmissione, che dopo essere state standardizzate a livello locale, ottengono ora lo stesso trattamento in ambito comunitario.
Per comprendere come abilitarsi alla fattura elettronica europea, occorre descrivere gli aspetti tecnici, sia pur in forma volutamente sintetica. L’UE ha infatti definito lo standard di contenuto della fattura elettronica europea e i formati che, in particolare, sono due: XML CII e UBL 2.1, quest’ultimo utilizzato dal programma Peppol, mentre le regole tecniche e le modalità applicative nel contesto italiano, Core Invoice Usage Specification (CIUS), sono state definite con il provvedimento dell’Agenzia delle Entrate n. 99370 del 18 aprile 2019. Per quanto concerne, poi, i canali di trasmissione, un punto di riferimento - sia pur non esclusivo - è appunto la rete Peppol, acronimo di Pan-European Public Procurement On Line e infrastruttura certificata utilizzabile da qualsiasi operatore economico all’interno dell’UE: data la sua finalità, la rete Peppol viene impiegata per le fatture, ma anche per i DDT, gli ordini e, più recentemente, per l’accesso al Nodo Smistamento Ordini (NSO).
L’elemento cardine per sfruttare al massimo i benefici della fatturazione elettronica è chiaramente l’integrazione nei sistemi gestionali dell’azienda: l’obiettivo delle imprese, infatti, resta sempre quello dell’automazione totale, cioè senza intervento umano, dei processi legati al ciclo attivo, che coinvolge fatture emesse, riconciliazioni varie con ordini, scorte ecc., ma anche dei processi legati al ciclo passivo, con la contabilizzazione automatica degli acquisti e aspetti gestionali relativi. Tutto ciò, oltre a incrementare l’efficienza e a ridurre i costi, va a formare un enorme patrimonio informativo, che può essere impiegato anche ai fini di business intelligence.