Il concetto di dematerializzazione dei contratti rientra nella più ampia fattispecie della digitalizzazione documentale, un percorso che le aziende hanno iniziato a intraprendere ormai molto tempo fa. Fin dal 1997, infatti, il legislatore italiano ha deciso di equiparare il documento informatico a quello cartaceo, riconoscendogli la stessa efficacia. La dematerializzazione dei contratti è quindi una tappa obbligata di modernizzazione del business, ma fin da subito sono emersi i rischi legati alle possibili alterazioni dei contenuti, nonché la semplicità di copia e di manipolazione di un documento sotto forma di bit, cosa che con un tradizionale contratto cartaceo è più difficile da mettere in pratica. Fortunatamente, queste giuste preoccupazioni non hanno frenato il percorso di digitalizzazione documentale, che oggi è all’ordine del giorno: quando si acquista un qualsiasi prodotto online si conclude un contratto di compravendita, quando si firma su un tablet si dà il proprio benestare ad un accordo, ma è anche possibile concludere accordi di collaborazione, affidare incarichi e molto altro senza la presenza fisica dei contraenti.
La dematerializzazione dei contratti è fondamentale non solo in termini di progresso, di eliminazione delle inefficienze e di riduzione dei costi, ma soprattutto per raggiungere il risultato più ambito: l’automazione dei processi. Tornando all’esempio dell’e-commerce, concludere online una compravendita determina l’immediata esecuzione della stessa e la registrazione nei sistemi contabili dell’azienda, senza alcun processo ‘materiale’ di firma, scansione o archiviazione. Oggi poi, in era di pandemia e di smart working, essere ancora vincolati ai processi tradizionali di conclusione dei contratti sarebbe un vincolo enorme per tutto il tessuto economico.
Da sempre, ogni ordinamento del mondo subordina la validità di determinati tipi di contratto a specifici requisiti: la forma scritta, per esempio, ma soprattutto l’apposizione della firma, che garantisce l’autenticità del documento e la manifestazione di volontà dei contraenti. Tutto il tema della dematerializzazione dei contratti ruota attorno all’apposizione di una firma elettronica che abbia valore legale nei vari ordinamenti, cioè sia parificata a quella tradizionale.
Le firme elettroniche sono disciplinate a livello europeo dal Regolamento 910/2014 (noto come eIDAS) e, per quanto concerne l’ordinamento italiano, dal CAD. Com’è noto, allo stato attuale coesistono diversi tipi di firma elettronica, ad ognuno dei quali corrisponde un diverso livello di sicurezza, cioè di certezza del soggetto firmatario. Questo si traduce in una maggiore o minore robustezza dell’atto di fronte ad eventuali contestazioni e disconoscimenti della firma, cosa che a sua volta ha un impatto sull’onere della prova e sulla possibile discrezionalità del giudice. Possiamo così distinguere tra una firma elettronica semplice, una avanzata, una qualificata e una digitale, delle quali le ultime due garantiscono senza dubbio la maggiore solidità. In particolare, la firma digitale è una fattispecie prevista dalla sola normativa italiana (non dall’eIDAS) e ha lo stesso valore della firma autografa, fino a querela di falso.
Nel disciplinare le firme elettroniche si è peraltro tenuto conto che i tipi di contratto sono molto diversi e che quindi fosse necessario un corretto equilibrio tra agilità e sicurezza. Le firme digitali, per quanto ne esista una variante remota che non implica più l’utilizzo di smart card o token USB ma semplicemente dello smartphone, richiedono l’intervento di un ente certificatore proprio perché devono garantire la massima solidità, anche in giudizio; questo giustifica il fatto che la firma digitale sia richiesta in molti scenari amministrativi, per le fatture, per i procedimenti giudiziari telematici, i bilanci, le collaborazioni con enti pubblici, i concorsi e i bandi e molto altro. Non dimentichiamo, però, che esistono molti accordi che si possono concludere anche oralmente, e per questi una firma elettronica semplice o un’altra declinazione possono essere più che sufficienti a garantire quella giusta miscela tra i benefici della digitalizzazione e la solidità dell’accordo sottostante.