In quanto passaggio cardine della digitalizzazione delle imprese, la conservazione dei documenti digitali è sempre un tema di attualità. Il nostro ordinamento prevede l’obbligo di conservazione di svariati atti o documenti giuridicamente rilevanti, obbligo che deve essere assolto da chi ha prodotto il documento o chi viene incaricato di custodirlo. Con la progressiva digitalizzazione documentale, gli obblighi di conservazione sono stati estesi anche ai documenti elettronici, che però presentano caratteristiche diverse rispetto ai predecessori cartacei: se da un lato il documento elettronico non va incontro a un processo di naturale obsolescenza, è però facilmente manipolabile e replicabile all’infinito senza degrado qualitativo.
Gli interventi normativi che si sono succeduti negli anni hanno quindi disciplinato la conservazione dei documenti digitali - nota come conservazione sostitutiva, perché all’epoca era forte il concetto di “sostituzione” del cartaceo con una copia dematerializzata - non come una semplice attività di archiviazione di un file, ma come processo ‘regolato’ che fa uso di soluzioni informatiche e permette di conferire al documento elettronico lo stesso valore legale di quello cartaceo. La conservazione sostitutiva è quindi una miscela di procedure, formati e strumenti tecnologici finalizzati a garantire al documento caratteristiche di autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità, che sono i pilastri su cui si basa tutto il valore del documento informatico. Se rispettati, questi requisiti permettono alle aziende di distruggere i documenti cartacei o di non stampare quelli già digitali.
Le aziende che producono e ricevono centinaia di documenti al giorno devono quindi porre in essere un processo di conservazione che rispetti le specifiche definite dalla normativa e sia costantemente allineato ad essa e ai suoi aggiornamenti. In questo emerge la grande differenza tra la conservazione dei documenti a norma e un semplice backup o un’archiviazione: la prima dà valore legale a un documento in bit, l’altro è un processo di sicurezza e ridondanza del dato, che di per sé è del tutto svincolato dal valore legale del suo contenuto.
La conservazione sostitutiva offre alle aziende importanti benefici in termini di efficienza. La carta non è (ancora) sparita, ma la gestione del ciclo di vita del documento cartaceo è costosa e ricca di attività ripetitive: c’è il costo degli archivi, quello della ricerca dei documenti, quello legato alle attività di controllo, il data entry e, per nulla secondario, quello della carta. Ma la dematerializzazione va oltre a tutto questo perché è un passo fondamentale verso la digitalizzazione e l’automazione di interi processi.
In questo modo, l’azienda può contare su un livello di efficienza gestionale superiore, comprensivo di rapidità di reperimento delle informazioni, ma anche su un controllo migliore dei processi documentali, sull’abbattimento degli errori e, appunto, sull’automazione delle attività ripetitive che, oltre a condizionare i costi vivi dell’azienda, non fanno bene all’engagement delle sue risorse.
La conservazione digitale dei documenti è dunque un’attività complessa, perché non è un backup e si basa su una normativa fisiologicamente dinamica, che può cambiare ogni istante, prevedendo eccezioni e aggiornamenti.
Centrale, a tal fine, è il ruolo del Responsabile della Conservazione, che deve definire le caratteristiche del sistema di conservazione, gestire il processo e garantirne la conformità rispetto ai tipi di documento, alla normativa e alle sue evoluzioni. Il procedimento, pur con una chiara semplificazione, prevede la dematerializzazione del documento (se cartaceo), eventuali attività di verifica, l’apposizione di firme e marche temporali (fondamentali per la validità dell’atto) e l’utilizzo di apposite piattaforme documentali rispettose dei requisiti di legge, cioè quegli stessi requisiti finalizzati a garantire autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità del documento. Il processo, abilitato da appositi strumenti, può essere gestito in-house dall’azienda oppure esternalizzato presso service provider qualificati, che non si limitano a fornire la piattaforma tecnologica, ma possono fungere da Responsabile della Conservazione e gestire tutto il processo garantendo il rispetto dei requisiti per la piena validità di legge. Inoltre, il service provider può accompagnare l’azienda verso la vera valorizzazione del documento digitale, che come detto è sì legata all’eliminazione della carta, ma soprattutto all’automazione dei processi.