Il processo Order to Cash (O2C) è uno dei pilastri della gestione aziendale, poiché collega direttamente le attività commerciali e operative al flusso di cassa, determinando la sostenibilità e la crescita del business. Order to cash è un percorso che abbraccia l'intera esperienza del cliente, dalla ricezione dell'ordine alla consegna del prodotto o servizio, fino al pagamento.
Order to cash, le sfide nel percorso di ottimizzazione
In quanto asset strategico per il successo aziendale, il processo order to cash va considerato come un unico grande percorso e ottimizzato in modalità end-to-end. Dall’ordine al pagamento, appunto. Per questo, da tempo le aziende hanno riconosciuto la necessità di una digitalizzazione pervasiva, con l'obiettivo di ridurre i tempi tra l'ordine e l'incasso, migliorare l'efficienza operativa e ottimizzare la collaborazione tra i professionisti e i sistemi aziendali.
Nonostante i progressi nella digitalizzazione, diverse attività del ciclo O2C continuano a basarsi su processi manuali, creando inefficienze e ostacoli operativi. Un esempio è la stesura e la gestione dei contratti: l’assenza di dati e insight in tempo reale porta alla creazione di accordi troppo standardizzati, incapaci di rispecchiare le specificità di ogni cliente anche per quanto riguarda termini e modalità di pagamento. Questa mancanza di personalizzazione si ripercuote anche sulle fasi successive, come l’emissione e la gestione delle fatture e degli incassi, perché tradurre contratti complessi in documenti precisi e coerenti è una sfida significativa, aggravata dalla necessità di interventi manuali che aumentano il rischio di errori e ritardi.
Di fronte a queste e molte altre sfide, è evidente che le strategie tradizionali non sono più sufficienti. La necessità di strumenti innovativi, in grado di automatizzare e ottimizzare ogni fase del ciclo O2C, è piuttosto urgente. Ed è qui che la Generative AI può fare la differenza.
Il percorso verso la IA generativa
L’intelligenza artificiale generativa rappresenta l’evoluzione più recente in un percorso tecnologico che ha trasformato radicalmente il modo in cui le aziende gestiscono i loro processi. Dalla dematerializzazione si è passati alla vera e propria digitalizzazione dei processi, con contestuale automazione delle attività ripetitive tramite tecnologie come la Robotic Process Automation (RPA).
Nell’ultimo decennio, l’integrazione dell’intelligenza artificiale nei processi chiave dell’azienda ha permesso non solo di automatizzarli ulteriormente, ma anche di migliorare i processi decisionali sottostanti attraverso analisi predittive e prescrittive. Questo approccio si è consolidato nel concetto di hyperautomation, che combina una varietà di strumenti tecnologici per automatizzare i processi aziendali in modo completo e smart.
La Generative AI è un ulteriore passo avanti in questo percorso, grazie alla sua capacità di creare generare contenuti in linguaggio naturale e comprendere contesti aziendali complessi. Questo consente alle aziende di andare oltre l’automazione delle attività statiche, supportando processi più sofisticati e creativi, e di interagire direttamente con utenti e sistemi, migliorando l’esperienza e l’efficienza complessive.
Nonostante sia ancora nella sua infanzia, Generative AI sta evolvendo a un ritmo rapidissimo. Ogni giorno assistiamo a progressi nei modelli sottostanti, che si adattano meglio a nuove esigenze e aprono la strada a nuovi casi d’uso. Ciò significa che le applicazioni della Generative AI continuano ad espandersi, portando costantemente innovazioni che possono rivoluzionare i processi aziendali.
Le potenzialità di Generative AI nel processo order to cash
Nel ciclo Order to Cash (O2C), la Generative AI rappresenta un'opportunità di innovazione. Le sue applicazioni intervengono in ogni fase del processo, apportando miglioramenti tangibili in termini di efficienza, accuratezza e personalizzazione, e trasformano l'intero flusso da un'attività ripetitiva a un percorso altamente dinamico e ottimizzato.
Creazione automatica di documenti, report e contenuti personalizzati
Uno dei primi e più evidenti vantaggi della Generative AI nell'O2C risiede nella sua capacità di creare contenuti personalizzati su larga scala. Che si tratti di e-mail di conferma d'ordine, contratti dettagliati sulla base delle specificità di ogni cliente o comunicazioni proattive ai clienti e agli operatori interni, la GenAI può generare contenuti unici e pertinenti per ogni singolo destinatario. Ad esempio:
- un contratto di servizio potrebbe essere generato automaticamente includendo clausole specifiche in base al tipo di prodotto acquistato, alla regione geografica del cliente e al suo storico di relazione con l’azienda.
- GenAI può creare fatture accurate e personalizzate in pochi secondi, analizzando i dati di vendita, i listini prezzi e le condizioni contrattuali in essere.
- GenAI può generare report dettagliati e automatizzati sulle performance di vendita, sulle analisi dei clienti e sulle previsioni di fatturato, adattando il formato e il contenuto in base alle esigenze specifiche degli utenti. Il tutto, in sinergia con le analisi predittive tipiche del machine learning e fondamentali per potenziare la capacità decisionale dell’azienda.
- Valutando lo stato delle scorte, GenAI può suggerire agli operatori della logistica il rifornimento di determinati prodotti, automatizzando eventualmente il relativo ordine.
Comunicazioni interattive e pertinenti
Le potenzialità della Generative AI non si limitano alla creazione di contenuti statici. Questa tecnologia può essere utilizzata per creare, ad esempio, assistenti virtuali in grado di rispondere a domande complesse e risolvere problemi in tempo reale. Ad esempio, un cliente che contatta il servizio clienti per un problema con un prodotto potrebbe interagire con un chatbot che, grazie alla sua capacità di comprendere il linguaggio naturale, è in grado di identificare la natura del problema e fornire una soluzione personalizzata. Eventualmente, potrebbe anche generare un contratto in forma personalizzata o avviare il corretto workflow interno finalizzato alla sua creazione.
Automazione dei processi di pagamento
Nel contesto del processo order to cash, la Generative AI può anche ottimizzare la gestione del credito. Analizzando in profondità il profilo di rischio e le interazioni passate di ciascun cliente, può generare piani di pagamento e notifiche di scadenza altamente personalizzate, adattando i contenuti e la frequenza in base alle specifiche esigenze. Inoltre, può prevedere potenziali difficoltà di pagamento e inviare promemoria anticipati o offrire piani di pagamento flessibili, riducendo il rischio di insolvenza.
Come anticipato, uno degli aspetti straordinari di generative AI è la sua evoluzione rapida e continua. Le fattispecie di utilizzo in un percorso complesso come O2C sono molteplici e possono essere adattate alle specifiche esigenze, tratti distintivi e criticità della singola azienda. La certezza è una sola: il potenziale di GenAI è immenso ed è stato esplorato solo in minima parte; chi investirà in innovazione non otterrà solo benefici in ottica di produttività ed efficienza, ma anche un vantaggio competitivo reale.
