Parlare di automazione dei processi significa avventurarsi in un terreno non solo ampio, ma anche di straordinario interesse per le aziende. Il motivo è intuibile: l’azienda vive di processi, che vanno da quelli amministrativi alle vendite, dall’onboarding dei nuovi dipendenti all’emissione di ordini di acquisto, e l’automazione è il mezzo per renderli efficienti, poco costosi, rapidi e impeccabili. Oltre al fatto che ognuno di loro comprende di sicuro (almeno) alcuni passaggi ripetitivi e di routine, che sono candidati perfetti per l’automazione.
L’automazione dei processi è quindi fondamentale per un’azienda che voglia essere efficiente. Nel corso di questo cammino, ci si imbatte di sicuro in due acronimi: RPA, che sta per Robotic Process Automation, e BPA, o Business Process Automation. Spesso usati come sinonimi, descrivono in realtà due aspetti differenti – ma comunicanti – nell’ecosistema dell’automazione: RPA, un settore in fortissima crescita, è un tipo di tecnologia di automazione incentrata su bot che, comunicando con piattaforme e sistemi di business, semplificano le procedure, accentrano le attività ripetitive e liberano risorse che possono svolgere attività di maggiore importanza. BPA, dal canto suo, si basa su tool il cui compito è l’automazione dell’intero processo, end-to-end: in pratica, gli strumenti di BPA puntano all’automazione dei workflow e non dei singoli task. È palese il fatto che, pur essendo due ‘cose’ distinte, RPA e BPA possano lavorare insieme per massimizzare i benefici per l’azienda.
Decidere di automatizzare i processi non significa acquistare un software, configurarlo e attivarlo. Il processo di implementazione è ben più complesso e comporta la selezione di un partner che possa guidare l’azienda verso la corretta definizione dei processi da automatizzare, l’implementazione della piattaforma e il processo di cambiamento connesso. Se è vero che per la scelta del provider giusto in funzione delle esigenze bisogna fare considerazioni circa il modello commerciale, il livello di esperienza e, ovviamente, il costo, ci sono quattro aspetti da valutare in modo specifico.
L’automazione dei processi è benefica per tutte le aziende, ma non tutti i processi vanno automatizzati. Qui non esiste una soluzione che vada bene ovunque e per questo è fondamentale scegliere un partner che sia in grado, studiando le specificità dei processi aziendali, di identificare quelli la cui automazione possa massimizzare i risultati mantenendo al minimo la discontinuità.
Una caratteristica molto importante che si chiede a un partner è la capacità di effettuare quello che si definisce process reengineering. Ci si basa sul fatto che automatizzare un processo inefficiente non porta nulla a di buono: introdurre strumenti di RPA e/o BPA offre all’azienda l’opportunità di rivedere i propri processi e di ottimizzarli contestualmente all’automazione. Anche perché il cambiamento ci sarà comunque: tanto vale approfittarne per migliorare tutto il sistema.
Considerazione scontata, ma merita comunque una menzione. Automazione dei processi è una disciplina specifica che copre questioni tecniche - si pensi, per esempio, all’integrazione di nuovi software e piattaforme nel contesto esistente – e organizzative: è dunque fondamentale rivolgersi a un partner che abbia esperienza specifica e sappia gestire gli aspetti tecnici, anche successivi all’implementazione: per esempio, in ambito RPA quando viene creato un bot per una certa applicazione, vengono realizzati componenti che possono essere reimpiegati in seguito. Un’azienda con esperienza di automazione su piattaforme specifiche (es, SAP, Microsoft…), dispone anche di una library di componenti già testati che accelerano il processo di implementazione.
Altro aspetto importante è l’esperienza nel settore specifico, che permette al partner di conoscere i suoi processi (pensiamo, per esempio, all’ambito bancario), le relazioni e le interconnessioni tra di loro. Questo rappresenta un enorme vantaggio non tanto per l’automazione di singoli task, ma di workflow e processi interi.
L’automazione dei processi è da considerarsi un vantaggio per le aziende ma anche per la forza lavoro, che può essere rifocalizzata su compiti a valore aggiunto. L’automazione porta talvolta a rivedere processi e, in ogni caso, a cambiarli. Tutto ciò presuppone un cambiamento più o meno radicale, da cui deriva la necessità di gestire il cambiamento per fare in modo che le persone sfruttino appieno i benefici dell’automazione. Avere con sé un partner che sia in grado di gestire anche questi aspetti è un vantaggio non da poco.