La Gestione degli Ordini con un RPA, Robot Process Automation, libera risorse umane che possono essere utilizzate per attività più core ottimizzando così l'operatività. Una soluzione RPA infatti consente di effettuare in modo automatizzato tutte le operazioni relative alla gestione degli ordini: acquisizione di documenti da diverse fonti digitali o in formato cartaceo, invio degli ordini alle aree di competenza ed effettuazione dei controlli necessari all'evasione degli ordini stessi. In sostanza una soluzione RPA di Gestione degli Ordini semplifica questa specifica attività aziendale, la automatizza e consente di eliminare tutti gli errori. Ma soprattutto permette all'azienda di rendere sempre più 'intelligenti' i processi.
In sostanza i software di Robotic Process Automation sono programmati per sostituire l'uomo in alcune attività ripetitive. Un RPA automatizza specifici processi di workflow emulando quella che sarebbe il lavoro del personale, quindi eliminando i classici lavori di routine. In generale, i vantaggi di utilizzare soluzioni di RPA in azienda sono una riduzione dei costi operativi, l'aumento esponenzialmente della velocità di gestione di documenti, pratiche e dati, la replicabilità delle operazioni riducendo le ripetizioni, la possibilità di formare il personale su mansioni più produttive e di maggior valore aggiunto. Attivare routine robotizzate e automatizzate consente infine di soddisfare meglio le esigenze dei clienti, dei partner e dei fornitori. Altri importanti vantaggi dell'utilizzo di un RPA sono la possibilità di ridurre l'outsourcing, una migliore qualità dei processi e quindi una riduzione dei rischi operativi, ma anche una maggiore efficienza nel controllo e nel monitoraggio del workflow, così come nella gestione dei picchi o dei cali operativi.
Recenti indagini di mercato hanno messo in evidenza come l'approccio e l'adozione di soluzioni software RPA sia sempre più diffusa tra le aziende. Entro due anni, soprattutto nei settori delle TLC e dei Servizi Finanziari, il Robotic Process Automation sarà utilizzato nella maggior parte dei processi di tutte le aziende leader, ma troverà applicazioni verticali RPA anche nelle PMI. Secondo Deloitte la spinta all'adozione di software RPA si avrà soprattutto perché il Roi di queste soluzioni è molto rapido, così come i riscontri in termini di qualità e accuratezza operativa. In Italia, evidenzia un report di PwC, siamo ancora nella fase di pre-adozione di piattaforme RPA e gli ambiti in cui si concentrano gli investimenti sono soprattutto nell'automazione di routine informatiche e di sicurezza elettronica e nelle attività di contact center per il servizio diretto ai clienti.
Ma sono gli ambiti della contabilità e della finanza quelli in cui si registrano i riscontri più significativi nell'utilizzo di software RPA. Le aziende stanno studiando come implementare soluzioni di Robotic Process Automation per la contabilità generale, i pagamenti, ma anche e soprattutto sul versante della Supply Chain per l'elaborazione degli ordini, la gestione del magazzino e il tracciamento delle merci e dei prodotti. Si tratta quindi di automatizzare e robotizzare soprattutto le operazioni di back office a basso valore aggiunto e che attualmente occupano troppe risorse umane.
Nello specifico della Gestione degli Ordini, un Software RPA consente di limitare l'intervento del personale robotizzando funzioni che hanno un impatto diretto sulla redditività dell'impresa. Si parla di Gestione degli Ordini sia rispetto ai fornitori, sia rispetto ai clienti, con le specifiche necessità che ciascun ambito comporta. Un Software RPA per la Gestione degli Ordini è non solo programmato per il carico e lo scarico dei dati, delle anagrafiche, delle richieste contenute nei documenti, ma anche per verificare che i processi vengano realizzati secondo il timing previsto e nel pieno rispetto della compliance delle regole aziendali. Con un RPA non solo si eliminano tutti gli errori imputabili alla attività umana, ma è possibile programmare la soluzione al fine di allineare la gestione e l'evasione degli ordini alla disponibilità di magazzino e quindi agli approvvigionamenti. Un RPA è in grado di automatizzare sia le fasi di ciclo passivo sia quelle del ciclo attivo, come la gestione degli ordini e la fatturazione. In questo senso un RPA per la gestione Ordini automatizza tutto il processo che dal monitoraggio delle posizioni critiche dei clienti, passa all'inserimento degli input, alla gestione delle posizioni di credito, ai pagamenti delle fatture. Il tutto in modo automatizzato e robotizzato, veloce e sicuro, perfettamente sincronizzato con tutte le attività dell'impresa.